Trazer princípios da administração privada que ajudem a desenvolver e organizar ainda mais as rotinas no setor público são desafios enfrentados na maioria das cidades. Em Palmeira, a equipe da prefeita Fernanda Cordova buscou, na tecnologia, mais uma solução inovadora com o objetivo de organizar a comunicação interna e externa da prefeitura, acelerando a resolução das demandas e gerando eficiência nas secretarias. Além disso, a solução vai gerar economia para os cofres do município e transparência e proximidade com o contribuinte.
Trata-se da implantação de uma plataforma que possibilita a circulação de documentos via digital, eliminando a necessidade do documento físico. Com tecnologia de ponta, todas as movimentações de um documento criado na plataforma são rastreadas, criptografadas e os envolvidos são notificados, em tempo real, sempre que há uma movimentação no processo. O sistema foi implantado na quinta-feira, 23, e desde então memorandos, circulares, ofícios e pareceres estão sendo gerados na plataforma, reduzindo o consumo de papel e impressões, e agilizando a comunicação entre as secretarias. Até a noite de terça-feira já tinham sido gerados mais de 200 documentos oficiais no novo sistema.
“Com a tramitação virtual e a digitalização dos documentos aliamos, numa única solução modernidade, economia e organização. Desta forma, solicitações que antes levavam dias para serem solucionadas agora podem ser resolvidos em algumas horas ou minutos, e quem ganha com isso é a população”, explicou o Secretário de Administração, Alisson Magalhães, responsável pela implantação do novo sistema.
Ainda conforme o secretário, o sistema também terá impacto direto sobre a performance dos servidores no trabalho, pois elimina a necessidade de deslocamentos constantes para levar memorandos, por exemplo, a outros setores da prefeitura.
População poderá fazer solicitações direto na plataforma
Outro ponto importante desta solução é que ela não se restringe à comunicação interna da prefeitura. O módulo de comunicação interna já está funcionando e o módulo de comunicação externa, com uma moderna e intuitiva central de atendimento onde o contribuinte poderá fazer qualquer tipo de solicitação, já está em fase de testes para implementação, que deverá acontecer em breve.
Lá, o munícipe poderá enviar solicitações aos departamentos da prefeitura e acompanhar a tramitação de seu pedido sempre que houver alguma manifestação dos setores envolvidos. Com o sistema baseado em nuvem, qualquer pessoa pode acessar de qualquer lugar, bastando ter um dispositivo com conexão à internet.
“Temos repetido e visto que não há mais espaço para amadorismo na gestão pública, e temos que inovar usando a tecnologia a favor da gestão e do povo. Esse é mais um passo importante para transformar nossa Palmeira em uma cidade pronta para o futuro”, apontou a prefeita Fernanda Cordova.
